Ik hoor mensen weleens klagen over MS Word. Ze vinden het geen prettig programma omdat het 'uit zichzelf' opeens lettertypes zou veranderen, woorden corrigeert of bij elkaar horende zinnen splitst. Stop met klagen, lieve lettertypers: MS Word doet alleen waar het toe opgedragen wordt. Face it. Wanneer je document er opeens anders uitziet dan je wil, ligt dat hoogstwaarschijnlijk aan het feit dat jij niet precies weet hoe het programma werkt. Sorry. In deze blog daarom een paar tips die je helpen Word (nog) beter te begrijpen (en daarmee hopelijk frustratie helpen voorkomen).

Tip 1: Plak alleen niet opgemaakte tekst in je document

Iedereen kopieert wel eens tekst uit een mail, een ander document of van het internet, om die vervolgens - met opmaak en al - in een Word-document te plakken. Het gevolg: je geplakte tekst heeft een andere opmaak dan de tekst die je zelf in je document getypt had. Het lettertype verschilt, de regelafstand en tekstgrootte zijn anders. De reden: je kopieert en plakt niet alleen de tekst, maar ook de lay-out van de tekst. Het gevolg: het ziet er niet uit en je moet weer aan het werk om alles er goed uit te laten zien. Het is beter om de gekopieerde tekst als 'platte tekst' in je document te plakken. Dat doe je door op het knopje 'Plakken speciaal' te klikken en vervolgens voor niet-opgemaakte tekst te kiezen. Je tekst wordt dan als standaardtekst (opmaakprofiel) ingevoegd.

Tip 2: Leer werken met opmaakprofielen

Dat teksten verspringen heeft altijd te maken met opmaakprofielen: gedefinieerde stijlen die ervoor zorgen dat je snel en eenvoudig een reeks opmaakkeuzemogelijkheden consequent in je hele document toepast. Wanneer je tekst kopieert van een website, kopieer je niet alleen de tekens maar ook de opmaak. Druk je vervolgens op 'plakken', dan plak je die nieuwe opmaak automatisch als nieuw opmaakprofiel in je document. En dat wil je niet. Leer dus met opmaakprofielen werken. Bijvoorbeeld door eerst de pagina van Stijlbasis in MS Office even door te lezen. Of door dit instructiefilmpje te bekijken. Kost je even tijd, maar scheelt je een hoop frustratie.

Tip 3: Maak gebruik van sneltoetsen

Bij kenniswerkers ligt een muisarm altijd op de loer. Het is dan ook zaak zo weinig met je muis te werken en zoveel mogelijk met je toetsenbord. Hoe? Door sneltoetsen te gebruiken bijvoorbeeld. Control + f = zoeken. Control + v = plakken. Accent + e = é. Sneltoetsen zijn er in alle soorten en maten. Bedenk welke taken je vaak uitvoert en zoek daar de sneltoets bij. Het is beter voor je polsen en nog sneller ook.

Tip 4: Laat Word het werk doen

Schrijf je vaak dezelfde teksten, dezelfde lange woorden of woorden met veel accenten, dan is het misschien wel verstandig om gebruik te maken van programma's die je daarbij helpen. Die ervoor zorgen dat door jou ingestelde lettercombinaties (zogenaamde snippets) automatisch omgezet worden in hele zinnen. 'mvgr' wordt Met vriendelijke groet, 'os38' wordt 'Oranjesingel 38'. Zoals de functie 'autocorrectie' dat in MS Office doet, doen programma's als Textexpander ($34,95) en Texter (gratis!) dat op je Mac en Windowsmachine voor alle programma's.  

Mis jij nog handige Officetips die elke kenniswerker zou moeten beheersen? Ik ben er benieuwd naar!


Deze blogpost werd geschreven door Joris van Meel, adviseur online communicatie. Hij adviseert organisaties over hun online communicatiestrategie, verzorgt op maat gemaakte workshops over online communicatie en is communitymanager van onder andere www.competentcity.nl. Joris is te oud om een ´screenager´ te zijn, maar vertoont voor de rest alle eigenschappen die bij die groep horen: hij is digitaal vaardig, extravert, zelfstandig, enthousiast en ambitieus.