social_media_iconsStel je eens voor: een medewerker heeft kritiek op zijn eigen organisatie en twittert dat de wereld in. Of: er ontstaat op de werkvloer discussie over de tijd die iemand op het werk besteedt aan sociaal netwerken. Hoe ga je daar als organisatie mee om?

Kansen en bedreigingen
Het gebruik van sociale media brengt bedreigingen met zich mee. Het gebruik zou de arbeidsproductiviteit kunnen verlagen. En privé- en werkgerelateerde zaken zouden niet gemakkelijk te scheiden zijn (wat een probleem zou kunnen vormen). Maar belangrijker: het gbruik van sociale Media biedt ook kansen. Kansen om te laten zien dat je trots bent op je werk. Om je imago bij klanten, leden en leerlingen (nog meer) te verbeteren. En om kennis te delen met collega´s en vakgenoten.

Protocol Sociale Media
Bij nieuwe ontwikkelingen zie je volgens vakbond CNV vaak dat leidinggevenden vooral de bedreigingen zien. Om de verschillen in denkbeelden over het gebruik van sociale media niet te laten leiden tot misverstanden ontwikkelde het daarom een Protocol Sociale Media [PDF].

Positieve insteek
Het protocol bestaat uit vijftien regels. De persoonlijke verantwoordelijkheid van de medewerker staat centraal.

De vijftien regels op een rijtje:

1. Werknemers proberen kennis en andere waardevolle informatie te delen, mits die informatie niet vertrouwelijk is en [NAAM ORGANISATIE] niet schaadt.

2. [NAAM ORGANISATIE] ondersteunt de open dialoog en de uitwisseling van ideeën en het delen van kennis. Dit gebeurt op persoonlijke titel, bij werkgerelateerde onderwerpen met vermelding van organisatie en functie. Er wordt steeds geschreven in de eerste persoon.

3. Werknemers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die ze, voor zover dat niet tot hun functie behoort, publiceren op blogs, wiki´s, fora en andere media die gebaseerd zijn op user-generated content. Zij zijn zich ervan bewust dat wat zij publiceren voor langere tijd openbaar zal worden, met gevolgen voor hun privacy.

4. Werknemers die publiceren op een website anders dan die van [NAAM ORGANISATIE] over een onderwerp dat wel te maken kan hebben met [NAAM ORGANISATIE] maken kenbaar of zij op persoonlijke titel publiceren. Eventueel aangevuld met een disclaimer waarin staat dat het persoonlijke standpunt niet overeen hoeft te komen met dat van de organisatie (m.n. bij blogs).

5. Werknemers respecteren het beeld-, auteurs- en citaatrecht.

6. Werknemers publiceren niet ongevraagd vertrouwelijke of andere merkgebonden informatie. Voor het publiceren van interne gesprekken wordt eerst toestemming gevraagd aan de leidinggevende of de daarvoor verantwoordelijke afdeling of persoon.

7. Werknemers mogen geen vertrouwelijke en/of schadelijke informatie verstrekken over klanten, partners of leveranciers zonder hun goedkeuring. Hierin wordt geen onderscheid gemaakt tussen informatie over het product en de persoon of het bedrijf.

8. Werknemers respecteren degene tot wie zij zich richten. Etnische laster, persoonlijke beledigingen en obsceniteit zijn niet geoorloofd. De privacy van anderen wordt gerespecteerd. Als je publiceert over een concurrent zorg je ervoor dat wat je zegt feitelijk en juist is, zonder een concurrent in diskrediet te brengen. Vermijd daarbij onnodige of onproductieve argumenten, die leiden tot niets. Gooi geen olie op het vuur in debatten, maar blijf feitelijk.

9. Werknemers van [NAAM ORGANISATIE] mogen actief zijn op social media mits het werk er niet onder lijdt. Afhankelijk van de functie van een medewerker kan het gebruik van social media meer of minder gewenst zijn. Leidinggevende en medewerker maken hierover afspraken.

10. Werknemers zijn zich bewust van hun relatie met [NAAM ORGANISATIE] in online sociale netwerken. Als je actief bent als werknemer voor de organisatie waarvoor je werkt zorg je ervoor dat het profiel en de inhoud in overeenstemming is met hoe je je in tekst, beeld en geluid zou presenteren ten overstaan van collega's en klanten.

11. Probeer de eerste te zijn om je eigen fouten te corrigeren, zonder eerdere berichten te wijzigen of te verwijderen. Vermeld daarbij dat jij degene bent die het bericht wijzigt.

12. [NAAM ORGANISATIE] wil eerlijk en transparant zijn. Dit betekent dat er geen pr of marketing onder een andere naam plaatsvindt, maar dat altijd de organisatie en functie wordt bekendgemaakt.

13. Bestuurders, managers, leidinggevenden en degene die namens de organisatie het beleid en de strategie uitdragen hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het bloggen. Op grond van hun positie moeten zij nagaan of zij op persoonlijke titel kunnen publiceren. Zij zijn zich bewust dat medewerkers lezen wat zij schrijven.

14. Blogs en sociale netwerken die worden gehost door [NAAM ORGANISATIE] moeten worden gebruikt op een manier die waarde toevoegt aan de bedrijfsdoelstellingen van [NAAM ORGANISATIE]. Het moet eraan bijdragen dat jijzelf, collega´s, klanten en partners hun werk beter kunnen doen en helpen bij het oplossen van problemen en het verbeteren van vaardigheden en kennis.

15. Bij de geringste twijfel over een publicatie of over de raakvlakken met [NAAM ORGANISATIE] is het verstandig contact te zoeken met je leidinggevende of daarvoor verantwoordelijke afdeling/persoon. Uiteindelijk is het helemaal je eigen verantwoordelijkheid wat je post of publiceert. Het kan echter geen kwaad advies in te winnen.

En nu?
Het protocol is in mijn ogen geen doel op zich. Je moet het niet zomaar je organisatie insturen.Het protocol is een middel. Een middel om met elkaar de dialoog aan te gaan. Om samen uit te vogelen hoe je sociale media het best in kunt zetten: voor jezelf en voor je organisatie. Belangrijk is het uitgangspunt van dat gesprek: sociale media bieden kansen!