Nieuwe vakantieregels: in 4 stappen naar heldere uitleg

Door Remco Visschers woensdag, 01 augustus 2012

Voor veel werkgevers zijn de zomermaanden een relatief rustige periode, omdat veel werknemers op vakantie zijn. Maar dat zou dit jaar wel eens een stilte voor de storm kunnen zijn. Juist met die vakantie is namelijk van alles aan de hand. Sinds 1 januari 2012 zijn nieuwe regels van kracht voor de opbouw en opname van vakantiedagen. En die hebben alles in zich om een enorme bron van arbeidsconflicten te worden.

Er is alle reden om zorgvuldig met vakantiedagen om te gaan, want vakanties zijn heilig voor de Nederlandse werknemer. Die wil volgend jaar gewoon onbezorgd naar de Spaanse costa, de familiecamping in Zuid-Frankrijk of lastminute naar een all-inclusive hotel aan de Turkse Rivièra.

Nalatigheid

Dé grote bedreiging van deze onbezorgde vakantiepret is dat werkgever en werknemer sinds begin dit jaar te maken hebben met een bonte verzameling aan vakantiedagen, allemaal met een andere ‘houdbaarheid’. Registreert de werkgever niet nauwkeurig hoeveel (en welke) vakantiedagen een werknemer precies heeft, dan kan het zomaar gebeuren dat die dagen onbedoeld vervallen of verjaren. Toch zal waarschijnlijk geen enkele werkgever graag aan zijn werknemer vertellen dat die door nalatigheid geen aanspraak meer kan maken op vakantiedagen (en erger nog: niet op vakantie kan).

Veranderingen

Even het geheugen opfrissen: wat zijn de belangrijkste veranderingen?

• De nieuwe vakantiewetgeving maakt onderscheid tussen de houdbaarheid van wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen.
• Wettelijke vakantiedagen (20 bij een fulltime arbeidscontract) zijn beperkt houdbaar. Ze vervallen een half jaar na verstrijken van het opbouwjaar. 
• Bovenwettelijke vakantiedagen hebben geen vervaltermijn, maar verjaren in principe na vijf jaar (tenzij in de cao of arbeidsovereenkomst andere afspraken staan).
• Voor ‘oude’ vakantiedagen (uit 2012 en eerder) gelden de oude regels. Die vervallen na vijf jaar.
• Het onderscheid tussen zieke en gezonde werknemers is verdwenen. Iedereen bouwt evenveel wettelijke vakantiedagen op.

Helder en duidelijk

Een verstandige werkgever kent deze regels niet alleen, maar vergeet ook niet om werknemers hierover helder en duidelijk te informeren. Vier tips om dit goed aan te pakken.

1. Koester uw imago
   Werkgevers kunnen uiteraard kosten besparen door de regels strikt vast te houden aan de wettelijke regels. Maar wie wil bekend staan als muggenzifter of boeman? Het is verstandiger om soepel met de regels om te gaan, zeker als de eigen vakantieadministratie nog niet op orde is. De wet (artikel 7:640a BW) geeft werkgevers gewoon de mogelijkheid om ten gunste van werknemers af te wijken van de regels. En veel werkgevers maken daar dan ook dankbaar gebruik van.


2. Onderneem nú actie
   Wat de werkgever ook beslist, hij moet daar duidelijk over communiceren. Het is goed om aan werknemers uit te leggen welke keuzes hun werkgever maakt en waarom. Actie is nú nodig, want een conflict voorkomen is beter dan het oplossen. Besef dat werknemers de vakantieregels slecht kennen. Een themapagina op het bedrijfsintranet met een speciale rekentool kan bijvoorbeeld een geschikt hulpmiddel zijn. Zo’n vakantiecalculator maakt voor iedere werknemer inzichtelijk welke gevolgen de regels hebben voor zijn vakantiedagen.


3. Informeer proactief
   Het is belangrijk werknemers informatie te verstrekken als ze daar behoefte aan hebben. Maar proactief waarschuwen is nog beter. Bijvoorbeeld op het moment dat een werknemer vakantiedagen wil opnemen. Het standaard aanvraagformulier voor vakantiedagen dat veel werkgevers hanteren vormt een geschikt communicatiekanaal. Verwerk hierin de belangrijkste informatie over de nieuwe vakantieregels. En verwijs voor meer details naar de eerdergenoemde rekentool of het personeelsreglement.


4. Leg de regels helder vast
   Het personeelsreglement – hét naslagwerk voor arbeidsvoorwaarden – is het aangewezen communicatiemiddel om informatie over de vakantieregeling structureel vast te leggen én uit te leggen. Hierin moet de werkgever vertellen hoe de vakantiedagen van werknemers zijn opgebouwd, wanneer welke vakantiedagen precies vervallen (of verjaren) en welke procedure werknemers moeten volgen bij de opname ervan.

Remco Visschers is als redacteur bij Ravestein & Zwart gespecialiseerd in informatieve teksten. Door zijn dagelijkse werkzaamheden voor praktijkboeken, vakbladen en informatieve (e-mail)nieuwsbrieven is hij zeer vertrouwd met de vakantiewetgeving en andere HR-materie. Die kennis zet hij graag in om organisaties te helpen aan heldere & begrijpelijke uitleg ter versterking van aantrekkelijk werkgeverschap.