Zeven tips voor gratis interne communicatie

Door Joris van Meel donderdag, 25 februari 2010

Het is crisis. En in tijden van crisis is de afdeling communicatie vaak de eerste die gekort wordt. Zo ook bij printgigant Océ Technologies. Toen de crisis aan het begin van 2008 toesloeg, ondervond het bedrijf, dat veertig procent van de omzet uit Amerika haalt, daar direct de consequenties van. Manager Internal Communications Jan van Veen legt uit hoe zijn afdeling met behulp van gratis digitale sociale media de 24.000 medewerkers uit dertig landen aan zich weet te binden.

1. Intranet
Niet weg te denken uit een professionele organisatie. Het doel van het al aanwezige intranet is duidelijk: het belangrijkste nieuws tonen.

2. Wiki´s
Op de wiki´s is informatie te vinden die medewerkers nodig hebben om hun dagelijkse werk te kunnen doen. Bijkomend voordeel is dat de wikipagina´s gemakkelijk aangepast kunnen worden, waardoor mooie samenwerkingsverbanden tussen medewerkers of zelfs afdelingen kunnen ontstaan.

3. Interne blogs
Océ beschikt op dit moment over een twintigtal interne blogs. Deze blogs zijn onder te verdelen in de categorieën projectblogs, productblogs, expertiseblogs en afdelingsblogs. De CFO heeft bijvoorbeeld een blog, waar hij de lezers van zijn blog ook om ideeën vraagt. Een uitstekende manier voor medewerkers om direct met de CFO te communiceren.

4. Yammer
Yammer is een intern microblogsysteem, dat te vergelijken is met Twitter. Grootste verschil is dat Yammer voor intern gebruik binnen bedrijven is; de geplaatste berichten zijn alleen door aangemelde collega´s te lezen.

5. Web-TV
Waar vroeger een externe partij web-TV voor Océ maakte, doet de afdeling communicatie dat nu zelf. Oké, er moest wat geld betaald worden voor een camera en editing software, maar die kleine investering heeft Océ er al lang weer uit.

6. Crossmedia
De afdeling communicatie van Océ werkt crossmediaal. Daardoor ontstaat een geïntegreerd en samenhangend verhaal. Zo staat duurzaamheid bijvoorbeeld hoog op de agenda van Océ. Daar maakt iemand dan een achtergrondfilmpje over en een wikipagina voor. Vervolgens wordt daar op intranet en Yammer naar verwezen.

7. Rumorbuster
Om antwoord te geven op vragen en geruchten introduceerde Van Veen de Rumorbuster: een site waarop de vragen van medewerkers beantwoord werden. Van Veen: ´Hiermee kanaliseerden we de onrust en zorgden er ervoor dat de kou uit de lucht werd gehaald.´

Dit artikel is een herschreven versie van het interview dat het HR-Communicatie Netwerk met Jan van Veen had.